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會(huì)務(wù)策劃公司企業(yè)怎么做好訂貨會(huì)？有哪些需要注意的？
服裝、食品、美妝行業(yè)類的訂貨會(huì)是比較多的，主要是根據(jù)不同的季節(jié)客戶來預(yù)定產(chǎn)品。訂貨會(huì)好的訂貨會(huì)，環(huán)環(huán)相扣，吸引力大。但是如果由于細(xì)節(jié)忽視，會(huì)造成訂貨會(huì)效果大打折扣。那么怎么做好訂貨會(huì)活動(dòng)呢？活動(dòng)策劃公司來給大家講解下怎么做好訂貨會(huì)。
一、訂貨會(huì)準(zhǔn)備階段：
1、確定客戶類型。按以下原則區(qū)分重點(diǎn)客戶、次重點(diǎn)客戶、一般客戶。（1）該客戶所在市場的大小。區(qū)域市場的經(jīng)濟(jì)水平、消費(fèi)意識(shí)、賣場數(shù)量等，都是決定市場大小的重要因素；
（2）該客戶的綜合實(shí)力。一般從軟件、硬件兩方面來考察客戶的綜合實(shí)力。硬件包括資金、倉儲(chǔ)、人員、店面等有形物件；軟件 指客戶的管理能力、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)、個(gè)人意愿（與公司合作意愿）、發(fā)展思路等意識(shí)形態(tài)方面。
2、確定要邀請的客戶。評估分析完客戶類型之后，我們即可針對性的邀請參會(huì)客戶。一種情況是一個(gè)區(qū)域只邀請一家。如果該區(qū)域目標(biāo)客戶綜合實(shí)力較強(qiáng)，又有很強(qiáng)的合作意愿，那么只需邀請一家。另一種情況是一個(gè)區(qū)域邀請2-3家。如果該區(qū)域有多家意向客戶，有的綜合實(shí)力強(qiáng)但是合作意愿處于搖擺之中；有的可能綜合實(shí)力稍差，但是合作意愿強(qiáng)。這種情況應(yīng)該都邀請過來參會(huì)，以保持相互刺激、良性競爭關(guān)系。
3、充分準(zhǔn)備好會(huì)務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作準(zhǔn)備充分與否，是一場訂貨會(huì)能否在把握之中、有序進(jìn)行的關(guān)鍵，一般有以下內(nèi)容：
（1）硬件設(shè)施：
①會(huì)場選擇。為了便于客戶的引導(dǎo)、管理及免受干擾，訂貨會(huì)一般會(huì)選擇相對清凈的市郊酒店。
②展廳準(zhǔn)備。訂貨會(huì)展廳一般也應(yīng)安排在酒店，這樣更方便客戶專心點(diǎn)貨。如此，貨架裝修要提前準(zhǔn)備。
③貨物準(zhǔn)備。貨品樣板開發(fā)一般較多，需要一個(gè)篩選過程。篩選有兩個(gè)辦法，一是組織自己員工挑選；二是邀請2-3個(gè)專業(yè)客戶提前看樣。經(jīng)過這些程序，可以把一致不看好的貨物剔除出來，以保證貨品出樣的亮點(diǎn)。
④會(huì)場、展廳裝修布置所需的音響、圖片、投影等物資租賃；會(huì)議手冊、產(chǎn)品宣傳手冊的制作等。
（2）軟件準(zhǔn)備：
① 會(huì)議形式。根據(jù)人數(shù)的多少、規(guī)模大小，可選擇研討會(huì)、座談會(huì)及T臺(tái)走秀等不同形式。
②會(huì)議政策。訂貨會(huì)獎(jiǎng)勵(lì)政策的制定，包括訂貨返利、裝修支持、抽獎(jiǎng)等系列政策。
③會(huì)議流程。在確定會(huì)議形式的前提下，設(shè)計(jì)會(huì)議的流程，比如安排什么人發(fā)言、發(fā)言內(nèi)容及發(fā)言順序等，最好以分鐘來細(xì)分時(shí)間段。
④ 費(fèi)用預(yù)算。做好每項(xiàng)開支費(fèi)用預(yù)算，適當(dāng)放寬，以應(yīng)對突發(fā)需要。
二、訂貨會(huì)進(jìn)行階段：
業(yè)績良好訂單的取得一般遵循 “看、談、訂”這樣一個(gè)循環(huán)過程。
（1）“看”：即安排客戶先走馬觀花看一遍貨品樣板，讓其對貨品有一個(gè)初步印象，整體感覺。從而我們也可以得知客戶對貨品的滿意程度。
（2）“談”：根據(jù)客戶對貨品的整體感覺，結(jié)合客戶所在市場的實(shí)際情況，針對性和客戶溝通訂貨數(shù)量。
①事先計(jì)算單店鋪貨所需貨量。我們可以從競爭對手的鋪貨情況、自身貨品結(jié)構(gòu)、正常周轉(zhuǎn)庫存三方面得出單店鋪貨所需貨量，分別對單個(gè)標(biāo)準(zhǔn)專賣店、商場專柜、綜合店作合理分析，從而得出每種形式店鋪的標(biāo)準(zhǔn)貨量；
② 計(jì)算客戶區(qū)域市場所需貨量。和客戶溝通區(qū)域市場網(wǎng)點(diǎn)數(shù)量、計(jì)劃拓展網(wǎng)點(diǎn)等運(yùn)作思路，了解客戶真正的運(yùn)營能力及投入程度，得出客戶的訂貨需求量。訂貨需求量=單店標(biāo)準(zhǔn)貨量×網(wǎng)點(diǎn)數(shù)量；
③ 根據(jù)上述兩點(diǎn)，和客戶達(dá)成訂貨目標(biāo)，讓客戶真正點(diǎn)貨的時(shí)候清晰自己的訂貨目標(biāo)。
（3）“訂”：根據(jù)之前和客戶談的情況，安排客戶分批次訂貨。
①設(shè)立領(lǐng)頭羊客戶。根據(jù)此前談的情況，判斷客戶訂貨數(shù)量意向，選擇2-3個(gè)客戶作為訂貨現(xiàn)場的領(lǐng)頭羊客戶。領(lǐng)頭羊客戶的標(biāo)準(zhǔn)：一是有影響力的重點(diǎn)客戶；二是此前經(jīng)營類似產(chǎn)品的專業(yè)客戶；三是愿意配合的客戶。領(lǐng)頭羊客戶的作用在于：帶頭上量訂貨；引導(dǎo)其他客戶訂貨；烘托現(xiàn)場訂貨氣氛。
②客戶分組。一般按重點(diǎn)客戶、次重點(diǎn)客戶、一般客戶分組訂貨，或者重點(diǎn)客戶搭配其他客戶一組訂貨。為了不讓客戶感覺過于厚此薄彼，可以給每組起些浪漫激情的隊(duì)名，比如激情組、陽光組等，并把領(lǐng)頭羊客戶設(shè)為組長。
③設(shè)時(shí)間段。預(yù)計(jì)一個(gè)客戶點(diǎn)完貨所需時(shí)間，設(shè)定每一組訂貨的時(shí)間段。為了避免現(xiàn)場人太多失控或人太少冷場，同一時(shí)間段內(nèi)，一般安排一組客戶點(diǎn)貨。一組人員數(shù)量控制在6——10人之間。
④應(yīng)對突發(fā)事件。訂貨現(xiàn)場因?yàn)榭蛻糨^多，經(jīng)常會(huì)遇到把貨物貶得一文不值的客戶，出現(xiàn)這種聲音對其他客戶的正常訂貨有極大的負(fù)面影響。當(dāng)出現(xiàn)這種情況時(shí)，應(yīng)堅(jiān)決、禮貌的把這種客戶請出訂貨現(xiàn)場。
“看、談、訂”，走完這樣一個(gè)循環(huán)后，并不一定能達(dá)成既定目標(biāo)，那么就再重復(fù)這個(gè)循環(huán)。
